国内汽车租赁企业经过近二十年的发展，逐步形成规模，并成为一个行业，这些公司的规模从汽车拥有台数在几十台辆左右的到千台辆车的不等。那么如此规模的企业引进信息化的先进管理也是必然趋势，记者在走访长沙荣天租车网的时候，了解到信息化的实施对于汽车租赁行业有着不可估量的推进作用。
GPS确保租车安全
“我们这个行业风险是很大的！”长沙荣天租车网在采访之初就如此感慨一句。事实确实如此，过去骗租的现象时有发生，丢失的车辆占骗租总车辆的20－30%，要解决问题防范风险，只能通过现代化、信息化的手段来管理企业，才能降低企业经营风险，这也是唯一的解决之道。
GPS即全球卫星定位系统，它可以对车辆的运行状态进行实时的动态监控，利用其车辆定位、远程锁定车辆、越界报警、超速报警等功能对车辆的管理者给予有用的信息，从而达到对租赁车辆的有效管理。另外，GPS在这一行业的应用，对于扩大汽车租赁企业的业务范围起到了非常重要的作用。如果没有GPS监控，汽车租赁公司很多担风险的业务都不敢做，超区域、超时限的还车行为都会让企业老板提心吊胆。使用GPS后，一方面汽车租赁企业的业务范围扩大了，不再仅限于以前的小范围租赁，另一方面将企业的损失降到了最低，老板心里更加踏实。
汽车租赁这个行业，流动资本占有比例较大，车辆天天在外面跑，而且门店也在外面，网点众多，管理起来非常不方便，那么在这样一个资本密集型行业中，防范经营风险是这个行业企业最为关心的问题。就拿强生公司为例，每个员工平均要管十几辆车，而且像这样规模的企业在不同地区会设有很多网点，网点一多增加了管理的难度。长沙荣天租车表示：“为每一辆安装GPS监控系统也是必须的，其实这才是信息化中的一小部分。”
信息化实现个性租赁
目前，在国内的租赁市场，大部分国际的租赁品牌都已经进入市场，这些外资品牌或者借壳落地，或者是完全独资，他们利用先进的信息技术手段所体现出的业务优势，在国外率先掀起了“定制租赁”。这一租赁方式可以满足租车者个性化的需求。比如你需要某品牌的车辆在网上与租赁公司沟通公司，租赁公司就可以根据需求购买这款新车，当然，租车者必须是一年以上长期租赁客户，对于长期租赁的集团用户，租赁公司也可以根据客户的需求，进行集团采购，并负责租赁车日常管理及养护。
目前，“定制租赁”已经成为大中型租赁企业核心业务，这一业务主要是对集团客户、长期客户的管理开发。一句话，目前的市场环境下，谁抓住了大客户，谁就拥有了稳定的租赁业务。
那么这个“定制租赁”的方式也就随之带来了越来越新的汽车，张婷介绍：“几年前，一些租赁汽车车龄基本上都在5年以上，而随着车辆的更新加快，和租赁公司管理水平的提高，租赁车的使用年限已经降低到了3-5年，甚至更短。车况决定了租赁企业能不能赚钱，因为谁都希望能租到一辆崭新的车使用，而不是一辆破旧车。”
一位租赁企业的老板说：“这种业务模式的出现，主要由于租赁企业之外有一个强大的金融系统作支持，加上其成熟的二手车渠道，租赁企业的管理能力能更高一级。而目前中国市场，租赁行业还处于业务发展的初期。”
但是我们也应该欣喜地看到，目前租赁行业已经开始发生变化，比如允许汽车金融开展租赁业务、租赁行业和二手车业务的嫁接等等，这正归功于先进技术手段所提供的及时的信息反馈，这一进步将促动这一行业的加快发展。
灵活多变的租车信息管理系统
长沙荣天租车网表示：“繁杂的管理更要体现灵活多变，要制定比较适合长沙租车网的汽车租赁管理系统。”此系统不仅可以体现出租赁行业的业务管理，如客户租车、看车、签订合同、到最后还车的简单流程；而且可以达到车辆的保险、维修、验车、合同替换车、合同变更等的管理；业务管理在易点汽车租赁软件中只是一个运营层处理的模块，而易点汽车租赁软件更加地注重决策分析。
荣天租车网强调，租赁公司整体的业务流程就是从买车、租车、服务到最后卖车，系统更加体现购车前的预算，了解购买车辆多长时间可以收回成本，车辆达到处置年限后的车辆处置分析，是管理人员了解购买的车辆车在什么时机处置可以达到利润最大化；系统的精华主要体现在现金流量分析和单车全车效益分析以及统计报表，很多租赁公司的管理人员认为现金流量是财务人员的事情，其实不然，财务管理中的现金流量就像人的肉体，而在系统中运营决策分析系统的现金流量就像是人的血液，它是根据企业的现金的流动随时发生变化的；单车/全车效益分析主要是对车辆从购买、运营到当前的情况的一个分析，是管理者实时了解单车和全车的收入情况；统计报表可根据租赁公司的要求做出详细清晰的报表。
租赁行业中，谁抓住了大客户，谁就拥有了稳定的租赁业务，那么CRM客户关系管理系统就在此体现巨大的作用，它对汽车租赁企业的风险防范同样起着重要的作用。其通过对每一位租赁车辆的客人建立档案，来考量该客户的信誉度，这些档案包括：客户的基本信息(身份证、联系方式等)、历史消费、违规情况等。一方面，通过评估客户信用状况判断该客户给租赁公司带来的潜在风险，对于那些信用度好的客户汽车租赁公司会很容易把车租给这部分人，而那些无客户记录的客户其审核的程序会相对严格，对资质差的客户系统则建立了黑名单，通过提醒、警告、限制租车的方法防范风险。另一方面，该管理模块配合总业务系统，对欠费车辆或逾期未归还的车辆予以催缴和催促。
受益于信息化
长沙荣天租车网表示：“一个汽车租赁企业最关心的就是所持车辆中的哪些车型总体消耗成本最低、且单车带来的效益最高，通俗地讲就是某款车型能不能给企业带来最大利润。以前完全根据经验人为地评定某款车型给企业带来的利润，这样做经常容易造成漏判、错判，对不同车型的事故数、维修记录、油耗、保险、养路费等消耗成本相加，算出消耗成本最低的，再凭经验列出易租车型的名列，名次在前的要加分，这样两项一减一加，得出综合得分最高的车型，即是下次购车的首选目标。”
然而手工计算、评定一款车型的利润率，是不准确且非常繁琐的一项工作。首先，一般大型汽车租赁企业都有大大小小几个门店，每个门店都有一本到几本登记着不同型号车辆的出租记录、维修记录、抢修记录以及油耗等信息。将这些信息按照不同车型分别相加，算出每个门店每个型号车辆的出租、维修、抢修等次数及能源消耗成本。最后再将每个门店的结果汇总算出全公司每个车型的结果，每个门店经营一段时间都会有成千张单据，每个单据都要手工计算，这一过程是相当耗时和繁琐的。其次，手工核算非常容易出现错误，当手工计算的结果与经验差距很多时往往要复查，费时费力。
如果公司实施租车信息化系统，每个门店的信息能够及时共享，将大大节省核算时间。
长沙租车网建议软件配置的基本功能模块：
1。车辆定位查询，系统建立了租赁公司和移动资产之间迅速、准确、有效地信息传递通道，租赁公司可以实时掌握移动资产的状况，可以对待定的租赁汽车进行实时监控，可以根据需求对车辆进行远程控制。
2。隐秘跟踪，提供隐秘式GPS终端，安装此终端的车辆或设备将连续发送工作信号和位置到调度中心。
3。车辆管理，进行车辆技术档案的备案登记，包括车辆的基本信息(车牌、车辆类型、吨位、颜色等等)、安全行驶记录、车辆年检记录、车辆维修档案等。使租赁公司能够及时的了解到车辆的状况。
4。合同管理，管理租赁公司所有的车辆租赁合同，记录合同的详细信息。对新合同、到期合同予以及时提示。
5。客户管理，管理所有的系统注册客户，记录客户的详细信息，并可查到客户的所有过往的租赁合同。
6。客户服务，客户可以通过租赁车辆管理系统在线查询到符合要求的车辆并对车辆进行预定，预定成功后系统即可生成车辆预定合同。
7。风险的监控，对客户有不良记录的预警，对租赁车辆非正常行驶状态的预警。